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MODÈLE EXCEL GRATUIT

Registre des équipements Excel gratuit : matériel, affectation, garantie et alertes de maintenance

Il recense chaque équipement de l'entreprise avec son numéro de série, son affectation, sa garantie et son calendrier de maintenance. Les alertes signalent les garanties expirées, les maintenances à planifier dans les 30 jours et celles en retard.

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  • Versionv1.0 — octobre 2026
  • ExcelExcel 2021 ou Microsoft 365 (Windows, Mac, Excel en ligne)
  • PaysFrance, Belgique, Suisse — devise et format de date suivent le pays choisi ; le seuil d'immobilisation est un paramètre indicatif, à adapter avec votre expert-comptable
  • Fichier.xlsx, 51 Ko

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Extrait réel de l'onglet « Tableau de bord » du fichier livré, avec l'exemple fourni.

Pour qui

QUI L’UTILISE

Responsable administratif, office manager ou responsable d'atelier d'une PME de 10 à 50 personnes, 20 à 300 équipements (machines, véhicules, informatique, outillage).

SA SITUATION

On ne sait pas qui a quel ordinateur, la garantie du compresseur est passée sans que personne ne le voie, la maintenance du chariot se fait quand il tombe en panne, et l'expert-comptable demande le lien avec les immobilisations à chaque clôture.

CE QU’IL OBTIENT

Un registre par équipement avec numéro de série, affectation (personne, site), date et valeur d'achat, numéro d'immobilisation, garantie, dernière et prochaine maintenance, statut ; des alertes « Garantie expirée », « Maintenance sous 30 jours » et « Maintenance en retard » ; un tableau de bord par catégorie et par site.

Ce que contient le fichier

4 onglets, dans l'ordre où vous les ouvrirez.

  • 01Lisez-moi

    Présentation, mode d'emploi, version, licence

  • 02Paramètres

    Entreprise, pays, date de situation, fenêtres d'alerte, seuil d'immobilisation, liste des sites (t_Sites)

  • 03Équipements

    Tableau t_Equipements : une ligne par équipement, alertes calculées

  • 04Tableau de bord

    Indicateurs, liste des alertes, répartition par catégorie et par site, graphique

Comment l'utiliser

  1. Renseignez l'onglet Paramètres (pays, date de situation, fenêtres d'alerte, seuil d'immobilisation) et la liste de vos sites.
  2. Supprimez les lignes d'exemple de l'onglet Équipements (elles sont en italique gris).
  3. Saisissez une ligne par équipement : affectation, achat, garantie, dernière maintenance et périodicité en mois (0 = pas de maintenance planifiée).
  4. Lisez l'onglet Tableau de bord : alertes, répartition par catégorie et par site. Impression A4 déjà réglée.
  5. Pour le seuil d'immobilisation et l'amortissement, vérifiez avec votre expert-comptable.

Limites

Pas de calcul d'amortissement (reliez chaque ligne au registre des immobilisations par le numéro d'immobilisation) ; une seule date de dernière maintenance par équipement (notez l'historique en commentaire ou dans un autre fichier) ; le seuil d'immobilisation est un paramètre à aligner sur votre pays et votre expert-comptable. La date de situation est saisie ; remplacez-la par =AUJOURDHUI() si vous voulez des alertes au jour le jour.

Ce qu'il ne fait pas : pas de calcul d'amortissement ni de valeur nette comptable (voir Immobilisations et amortissements, relié par le numéro d'immobilisation) ; pas d'historique des interventions (une seule date de dernière maintenance) ; pas de gestion des prêts ni de signature de remise ; pas de codes-barres.

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Questions fréquentes

Comment la prochaine maintenance est-elle calculée ?

Dernière maintenance plus la périodicité en mois ; s'il n'y a pas encore eu de maintenance, à partir de la date d'achat. L'alerte s'affiche 30 jours avant (réglable) et passe « en retard » une fois la date dépassée.

Quel lien avec les immobilisations ?

Le registre comptable des immobilisations reste la référence pour l'amortissement. Ici, vous reportez le numéro d'immobilisation dans la colonne prévue ; le fichier signale les équipements au-dessus du seuil qui n'en ont pas.

Et le matériel hors service ?

Passez le statut à « Hors service » ou « Cédé » : la ligne reste dans le registre pour l'historique, mais ne déclenche plus d'alerte et sort de la valeur du parc en service.

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