Gestion des notes de frais sur Excel : multi-salariés, barème kilométrique, TVA récupérable, suivi des remboursements
Il centralise les notes de frais de tous vos salariés sur l'année : une ligne par dépense, l'indemnité kilométrique calculée par tranche à partir du cumul annuel, la TVA récupérable selon la catégorie et le pays, un registre des notes avec statut et remboursement, une note imprimable par salarié et par mois.
Acheter · 29 € TTC- Versionv1.0 — octobre 2026
- ExcelExcel 2021 ou Microsoft 365 (Windows, Mac, Excel en ligne)
- PaysFrance, Belgique, Suisse (voir Paramètres) — taux de TVA, devise, format de date et quote-part de TVA récupérable suivent le pays ; barème kilométrique à renseigner
- Fichier.xlsx, 93 Ko
Pour qui
Ce que contient le fichier
7 onglets, dans l'ordre où vous les ouvrirez.
- 01Lisez-moi
Présentation, mode d'emploi, version, licence
- 02Paramètres
Entreprise, pays, exercice, date du jour, plafond indicatif, prochain numéro de note
- 03Salariés
t_Salaries : matricule, nom, service, puissance fiscale, responsable
- 04Frais
t_Frais : une ligne par dépense, tous salariés, toute l'année ; km cumulés, indemnité, HT, TVA, TVA récupérable, note de rattachement
- 05Notes
t_Notes : une ligne par note (salarié × mois), totaux calculés, avance, net, statut, dates de validation et de remboursement
- 06Note de frais
Document imprimable de la note choisie dans p_NoteAffiche
- 07Tableau de bord
Indicateurs de l'exercice, synthèse mensuelle, par salarié, par catégorie, notes en attente, graphique
Comment l'utiliser
- Renseignez l'onglet Paramètres, puis le barème kilométrique de l'année dans l'onglet Données (Accueil › Format › Afficher la feuille ; coefficients officiels par puissance fiscale).
- Listez vos salariés dans l'onglet Salariés (puissance fiscale du véhicule, responsable) ; supprimez les lignes d'exemple des trois tableaux (italique gris).
- Saisissez une ligne par dépense dans Frais : salarié, catégorie, montant TTC du justificatif (ou les km), taux de TVA.
- Créez une note par salarié et par mois dans Notes avec le numéro proposé par Paramètres (p_ProchaineNote) ; suivez son statut et la date de remboursement.
- Choisissez la note en haut de l'onglet Note de frais pour l'imprimer ; suivez les montants en attente dans le Tableau de bord.
Limites
Le barème kilométrique n'est pas fourni (renseignez chaque année les coefficients officiels dans Données ; tant qu'ils sont vides, les indemnités valent 0 et une alerte s'affiche) ; les quote-parts de TVA récupérable sont des valeurs usuelles à faire valider par votre expert-comptable ; une avance par note ; 25 lignes par note imprimée ; pas de plafonds d'exonération.
Ce qu'il ne fait pas : pas de workflow par e-mail, pas de pièces jointes, pas de plafonds d'exonération sociale ou fiscale, pas de contrôle des dépassements de politique de frais (plafond repas, hôtel) au-delà d'un paramètre indicatif, pas d'export de paie.
Ce que vous avez acheté
Licence d'utilisation pour votre entreprise, utilisateurs illimités, mises à jour v1.x sur demande à zak@zismaili.fr. Revente et redistribution interdites.
Et la version gratuite ?
Par rapport à la version gratuite, cette version le gratuit fait une note par fichier avec un taux kilométrique unique et des règles de TVA françaises. Le Pro ajoute t_Salaries, le barème par puissance fiscale et par tranche avec cumul annuel, t_RegleTVA par pays, le registre t_Notes avec suivi des remboursements, la synthèse mensuelle et par salarié.
Questions fréquentes
Le barème kilométrique est-il inclus ?
La table est prête (puissance fiscale × tranches de kilomètres) mais les coefficients sont à renseigner chaque année depuis le barème officiel, parce qu'ils changent. Tant qu'elle est vide, une alerte s'affiche et les indemnités valent zéro.
Comment est calculée l'indemnité d'un trajet ?
À partir du cumul annuel du salarié : le modèle calcule le barème sur le cumul après le trajet, moins le barème sur le cumul avant. Le passage à la tranche 5 001-20 000 km se fait donc automatiquement au bon moment.
Comment savoir ce qui reste à rembourser ?
Le registre Notes porte un statut par note (Soumise, Validée, Remboursée, Refusée). Le tableau de bord totalise les notes soumises et validées non encore payées et les liste avec le salarié et le mois.
Un modèle donne un fichier. La formation apprend à le construire.
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Voir le modèleNote de frais Pro, prêt à l'emploi
- 7 onglets, mode d'emploi intégré
- Excel 2021 ou Microsoft 365 (Windows, Mac, Excel en ligne)
- v1.0 — octobre 2026 · 93 Ko