Modèle de note de frais Excel gratuit, avec TVA récupérable et signatures
Il produit la note de frais mensuelle d'un salarié : une ligne par dépense, HT et TVA calculés depuis le TTC, TVA récupérable selon la catégorie, net à rembourser après avance, signatures. Les règles de récupération de TVA sont dans l'onglet Données et se modifient.
Recevoir le modèle gratuit- Versionv1.0 — octobre 2026
- ExcelExcel 2021 ou Microsoft 365 (Windows, Mac, Excel en ligne)
- PaysFrance, Belgique, Suisse (voir Paramètres) — taux de TVA proposés, devise et format de date suivent le pays ; règles de TVA récupérable pré-remplies pour la France, à adapter
- Fichier.xlsx, 21 Ko
Pour qui
Ce que contient le fichier
3 onglets, dans l'ordre où vous les ouvrirez.
- 01Lisez-moi
Présentation, mode d'emploi, version, licence
- 02Paramètres
Entreprise, pays, salarié, mois, taux kilométrique, avance
- 03Note de frais
Document imprimable : en-tête, tableau t_Frais, totaux, signatures
Comment l'utiliser
- Renseignez l'onglet Paramètres : salarié, service, mois de la note, taux kilométrique, avance versée.
- Supprimez les lignes d'exemple du tableau de l'onglet Note de frais (elles sont en italique gris).
- Saisissez une ligne par dépense avec son justificatif : catégorie, montant TTC lu sur le ticket, taux de TVA ; pour les kilomètres, seulement les km.
- Vérifiez les contrôles sous le tableau (lignes hors mois, justificatifs manquants) et les cellules en rouge.
- Imprimez la note (A4 paysage déjà réglé), faites-la signer et agrafez les justificatifs. En cas de doute sur la TVA récupérable, vérifiez avec votre expert-comptable.
Limites
Une note par fichier ; indemnité kilométrique à taux unique (renseignez le taux correspondant à la puissance fiscale du véhicule) ; règles de TVA récupérable pré-remplies pour la France, à adapter pour la Belgique et la Suisse ; pas de plafond d'exonération ni de contrôle URSSAF ; 20 lignes par note.
Ce qu'il ne fait pas : pas de multi-salariés ni d'historique (une note par fichier), pas de barème kilométrique par puissance fiscale (un taux unique au kilomètre, à renseigner), pas de suivi des remboursements, pas de plafonds d'exonération.
La version Pro
| Fonction | Gratuit | Pro |
|---|---|---|
| Plusieurs salariés sur l'année | — | ✓ |
| Barème kilométrique par puissance fiscale et tranche | — | ✓ |
| TVA récupérable par pays | — | ✓ |
| Suivi des remboursements | — | ✓ |
| Synthèse mensuelle | — | ✓ |
| Prix | Gratuit | 29 € TTC |
Questions fréquentes
Comment la TVA récupérable est-elle déterminée ?
Par catégorie, dans l'onglet Données : Oui ou Non. Les valeurs pré-remplies reprennent les règles françaises courantes (repas oui, hôtel non, train non…). Vérifiez-les avec votre expert-comptable et adaptez-les à votre pays.
Où saisir le barème kilométrique ?
Dans Paramètres, un taux unique au kilomètre, à prendre dans le barème officiel de l'année selon la puissance fiscale du véhicule. La version Pro contient le barème complet par puissance et par tranche de kilomètres.
Comment gérer plusieurs salariés ?
Un fichier par salarié et par mois avec cette version. La version Pro centralise tous les salariés de l'année avec un registre des notes et le suivi des remboursements.
Un modèle donne un fichier. La formation apprend à le construire.
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- 3 onglets, mode d'emploi intégré
- Excel 2021 ou Microsoft 365 (Windows, Mac, Excel en ligne)
- v1.0 — octobre 2026 · 21 Ko